سیستم صوتی اداری یک سیستم ارتباطی است که بیشتر در ساختمان های ادارات و سازمان ها و بخش های اداری صنایع مختلف استفاده می‌شود و به سازمان ها و ادارت امکان می دهد تا به راحتی با کارکنان و مشتری (یا ارباب رجوع) ارتباط برقرار کنند. این سیستم شامل تجهیزات تقویت و پخش صدا و یک سیستم مرکزی برای مدیریت ارسال پیام‌ها و اطلاعات است. یک سیستم پیجینگ اداری امکان ارتباط یک طرفه و چند طرفه را با مخاطبان فراهم می کند. سیستم صوت مراکز اداری معمولا در ساختمان‌های اداری، وزارتخانه ها، شرکت های خصوصی، موسسات مالی و بانکی و بسیاری از این دست، به منظور پخش اذان، موسیقی، پخش مداحی، رادیو و خواندن اطلاعیه ها و پیج کردن افراد مورد استفاده قرار می‌گیرد. سیستم صوت و پیجینگ اداری، نیاز های ارتباطی افراد مثل بلندگو های اتاق ها، راهروها و لابی ها، سیستم صوت سالن جلسات و سالن آمفی تئاتر را پوشش می دهد.
انواع سیستم صوت اداری:
آنالوگ
تحت شبکه
ویژگی های مورد نیاز سیستم صوتی اداری
سیستم صوتی اداری که مناسب ادارات و سازمان های ایرانی باشد و یا اصطلاحا متناسب با نیاز های داخل بومی سازی شده باشد می بایست ویژگی های زیر را داشته باشد:
1. اطلاع‌رسانی سریع: امکان اعلام هشدارها، اطلاعیه‌ها و پیام‌های مهم به تمامی کارکنان در بخش های مختلف را داشته باشد.
2. تسهیل ارتباط داخلی: تسهیل ارتباط میان بخش‌ها و واحدهای مختلف اداری با تفکیک صدا و کاهش مزاحمت برای بخش های دیگر
3. ایمنی و امنیت: استفاده از سیستم صوتی اداری برای اعلام وضعیت‌های اضطراری مانند آتش‌سوزی، زلزله، سرقت، حملات افراد خارج از سازمان
4. پشتیبانی از جلسات: فراهم کردن امکانات صوتی برای برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها در سالن ها و فضای باز
5. کیفیت صدا: ارائه صدای واضح و با کیفیت برای جلوگیری از سوءتفاهم و اطمینان از انتقال صحیح اطلاعات.
6. قابلیت تنظیم نرم افزاری صدا
7. قابلیت زونبندی بلندگو ها برای بخش های مختلف
8. قابلیت اتصال به سیستم دوربین مداربسته و اعلان حریق
9. کاربری آسان: طراحی کاربرپسند که به کارکنان امکان کنترل آسان سیستم را بدهد.
10. حذف اکو و نویز: طراحی سیستم به گونه‌ای باشد که بتواند در محیط‌های پر سر و صدا عملکرد خوبی داشته باشد.
11. نگهداری و تعمیرات آسان: سیستم صوتی اداری باید دارای نقشه و دستورالعمل تعمیر و نگهداری باشد.
تجهیزات مورد نیاز در سیستم پیجینگ اداری
انواع میکروفون در سیستم پیجینگ اداری
میکروفن رو میزی: میکروفن رومیزی تحت شبکه یکی از تجهیزات کارآمد و نوین در محیط های اداری است که به منظور بهبود کیفیت صدا در ارتباطات صوتی استفاده می شود. استفاده از میکروفن های رومیزی در اتاق‌های کنفرانس، محیط های آموزشی و سالن‌های جلسات بیشترین کاربرد را دارند. یکی از ویژگی‌های برجسته میکروفن‌های رومیزی تحت شبکه، قابلیت اتصال به شبکه‌های محلی (LAN) است. این میکروفن‌ها به راحتی می توانند به سیستم‌های صوتی و تصویری موجود در محیط اداری متصل شوند و بستری مناسب برای برقراری ارتباطات از راه دور فراهم کنند. با استفاده از پروتکل های شبکه، کیفیت صدای انتقالی به طور قابل توجهی افزایش می یابد و از نویزهای اضافه کاسته می شود. این نوع میکروفن‌ها دارای قابلیت‌های پیشرفته مانند فیلتر کردن صداهای مزاحم و تنظیم سطح حساسیت هستند.
میکروفن بی سیم: برای سخنرانی
میکروفون یقه ای: برای سخنرانی و مناظرات
تلفن رومیزی میکروفون دار: برای اپراتور های سیستم صوتی اداری
انواع بلندگو در سیستم پیجینگ اداری
انتخاب بلندگو در سیستم پیجینگ اداری بسیار مهم است، بطوریکه اگر همه‌ی لوازم سیستم صوتی، از نوع مرغوب باشند ولی کیفیت بلندگو مناسب نباشد، صدای مطلوبی پخش نمی‌شود. بلندگو ها بخش بزرگی از هزینه سیستم صوتی را تشکیل می دهند. شاید ظاهر بلندگو ها شبیه هم باشند ولی کیفیت و نوع پخش صدای آن ها باعث تمایز در قیمت خواهد بود.
بلندگو های سقفی
بلندگو های سقفی Full Range: برای پیج کردن مناسب هستند.
بلندگو های 2Way: برای پخش موسیقی مناسب ترند چون تویتر و بیس دارند. و امکان پخش تمامی صداهای با فرکانس بالا و پایین را دارند.
بلندگو سقفی با میکروفون داخلی: برای شنیدن صدای محیط و یا مکالمه با افرادی که نزدیک به بلندگو هستند مناسب است.
نکات مهم برای انتخاب بلندگو سقفی مناسب
همانطور که از اسم آن پیداست، این نوع بلندگوها در سقف نصب می شوند. اگر سقف کاذب یا کناف باشد، بلندگوهای سقفی تو کار بهترین گزینه هستند. زیرا فضای مناسبی برای سیم کشی آنها وجود دارد، اما اگر جنس سقف از گچ بود، شما می‌توانید از بلندگوهای سقفی روکار استفاده کنید. آنها به وسیله پیچ و مهره روی سقف نصب می‌شوند.
توان بلندگو ها با توجه به شکلی محیط مثل راهرو ، اتاق یا سالن های بزرگ تغییر خواهد کرد.
=
انواع بلندگو های ستونی و دیواری
بلندگو های دیواری دکوراتیو: ظاهری زیبا دارند و برای پخش موسیقی مناسب هستند.
بلندگو های ستوتی Full Range: ظاهر کشیده ای دارند که برای پخش پیام مناسب است.
بلندگو های ستونی 2Way: ظاهر کشیده ای دارند ولی برای پخش پیام و موسیقی مناسب است.
بلندگو های ستونی ضد آب: ظاهری کشیده دارند ولی برای نصب در محیط های بیرونی مناسب هستند.
بلندگو ستونی دو طرفه: علاوه بر پخش صدا برای شنیدن صدای محیط یا مکالمه با افراد نزدیک به بلندگو کاربرد دارد.
بلندگوی دکوراتیو
اگر زیبایی و ظاهر برای شما اهمیت دارد، انتخاب بلندگوهای دکوراتیو در سیستم صوتی اداری بهترین گزینه است. همانطور که از اسم این بلندگوها پیداست، ظاهری زیبا دارند و اتفاقا صدا را با شدت بسیار خوبی پخش می‌کنند. از بلندگوهای دکوراتیو در سیستم صوتی کافی شاپ و رستوران هم استفاده می‌شود. این بلندگوها در اندازه‌های مختلفی ساخته می‌شوند و روی دیوار یا ستون قرار می‌گیرند. پایه بلندگوهای دکوراتیو انعطاف پذیر هستند و به راحتی در تمامی زوایا تغییر جهت می‌دهند.
انتخاب بلندگو بسیار مهم است، بطوریکه اگر همه‌ی لوازم سیستم صوتی، از نوع مرغوب باشند ولی کیفیت بلندگو مناسب نباشد، صدای مطلوبی پخش نمی‌شود.
توان بلندگو ها و تفاوت در سیستم صوت تحت شبکه و آنالوگ
در سیستم صوتی اداری مبتنی بر شبکه امکان کم و زیاد کردن صدا به صورت نرم افزاری وجود دارد و برعکس سیستم صوتی اداری آنالوگ نیازی به حضور پای رک صوتی نیست، به همین دلیل اگر توان بلندگو ها را بالاتر انتخاب کنید، امکان کنترل آن آسان تر است.
آمپلی فایر ها
در سیستم پیجینگ اداری، آمپلی فایرها با توجه به اینکه در سیستم تحت شبکه و یا آنالوگ مورد استفاده قرار می گیرند به دو دسته کلی تقسیم می شوند:
آمپلی فایر تحت شبکه
آمپلی فایر آنالوگ
کدام امپلی فایر به صرفه تر است؟ قطعا آمپلی فایر تحت شبکه چون مسافت های کابلی را کمتر می کند و نیاز به توان بالاتر برای جبران افت صدا در طول مسیر های زیاد را نداریم. صدای آمپلی فایر تحت شبکه به صورت نرم افزاری و از راه دور قابل تنظیم است و امکانات بیشمار دیگری نیز دارد که می توانید در مقاله آمپلی فایر تحت شبکه مطالعه دقیق تری داشته باشید.
آمپلی فایر ها با توجه به تعداد بلندگو ها دارای توان های مختلفی هستند.
زون سلکتور
ابزاری برای انتخاب خروجی و بخش بندی سیستم صوتی است که دو مدل دارد:
زون سلکتور رومیزی: که در سیستم صوتی اداری تحت شبکه کاربرد دارد.
زون سلکتور رکمونت: در رک سیستم های صوتی آنالوگ مورد استفاده قرار می گیرد.
رک سیستم صوتی
با توجه به طراحی سیستم صوتی می تواند در ابعاد زیر مورد استفاده قرار گیرد:
رک 6 یونیت دیواری
رک 9 یونیت دیواری
رک 12 یونیت دیواری
رک 22 یونیت ایستاده
رک 42 یونیت ایستاده
استفاده از رک صوتی برای مجتمع سازی آمپلی فایر و کنترلر سیستم صوتی در یک اتاق و یا توزیع آمپلی فایر ها در طبقات و بخش های مختلف است. توزیع آمپلی فایر ها در سیستم صوتی اداری تحت شبکه انجام می شود ولی مجتمع سازی در هر دو سیستم آنالوگ و تحت شبکه کاربرد دارد.
تجهیزاتی که در رک صوتی نصب می شوند عبارتند از:
- پاور ماژول تغذیه
- فن
- سوئیچ شبکه
- اتصالات نظم دهی به رک مثل بلانک و آرایش دهنده کابل
- آمپلی فایر ها
- پری آمپلی فایر ها
- سرور و یا کنترلر سیستم صوتی پیجینگ
- مانیتور و کیبورد و ماوس
بلندگو و چراغ هشدار تحت شبکه
در سیستم صوت اداری با توجه به بحران ها و تهدید هایی که در زمان کار و بعد از آن وجود دارد از سسیستم های هشدار و اعلان حریق استفاده می شود. تهدیدات رایج مثل سرقت، نزاع، زلزله، آتش سوزی و بحران های دیگری که نیازمند اطلاع رسانی عمومی می باشد. در سیستم صوت اداری باید امکان فعال سازی پیام های هشدار متناوب و برنامه ریزی شده وجود داشته باشد. بلندگو و چراغ هشدار از تجهیزاتی هستند که می توانند با دکمه های استارت و استاپ قابل نصب در راهرو ها و مکان های مشاهده پذیر برای افراد به تامین امنیت بیشتر در سازمان ها و ادارات کمک خواهد کرد.
Voice VLAN در سیستم صوت اداری
Voice VLAN (VLAN صوتی) یک نوع Virtual Local Area Network است که به طور خاص برای حمل ترافیک صوتی طراحی شده است. این نوع VLAN به دستگاه‌های صوتی مانند تلفن‌های VoIP (Voice over IP) اختصاص داده می‌شود تا کیفیت تماس بهبود یابد و تداخل با ترافیک داده ای کاهش یابد. با استفاده از Voice VLAN، می‌توان اطمینان حاصل کرد که ترافیک صوتی با اولویت بالاتری نسبت به سایر نوع ترافیک‌ها منتقل می‌شود.
مزایای Voice VLAN درسیستم پیجینگ ساختمان اداری
1. کیفیت صدا: با جداسازی ترافیک صوتی از ترافیک داده، کیفیت تماس‌ها و پیجینگ بهبود می‌یابد و احتمال افت کیفیت صدا کاهش می‌یابد.
2. اولویت‌بندی ترافیک: با استفاده از QoS (Quality of Service)، ترافیک صوتی می‌تواند اولویت بیشتری نسبت به ترافیک داده ای داشته باشد، که این امر باعث می‌شود تماس‌های صوتی و پیجینگ بدون تأخیر یا قطعی انجام شوند.
3. مدیریت آسان: با تفکیک VLANها، مدیریت و پیکربندی شبکه آسان‌تر می شود و امکان عیب یابی سریع تر فراهم می‌شود.
4. امنیت: با جداسازی ترافیک صوتی از ترافیک داده، امنیت بیشتری برای اطلاعات صوتی فراهم می‌شود و خطر دسترسی غیرمجاز به اطلاعات صوتی کاهش می‌یابد.
تنظیمات لازم
برای راه‌اندازی Voice VLAN در یک سوئیچ سیسکو، معمولا مراحل زیر انجام می‌شود:
1. وارد شدن به حالت پیکربندی
2. ایجاد VLAN صوتی
3. تنظیم VLAN برای پورت‌ها: برای پورت‌هایی که تلفن‌های VoIP به آنها متصل می‌شوند
4. فعال کردن QoS (در صورت نیاز)
5. تنظیم سایر پارامترهای QoS (اختیاری): تنظیم اولویت برای ترافیک VoIP
6. ذخیره تنظیمات
استفاده از Voice VLAN در ساختمان های اداری و سازمان های دارای سیستم پیجینگ تحت شبکه به بهبود کیفیت صدا، مدیریت آسان‌تر و افزایش امنیت کمک می‌کند. با اجرای تنظیمات مناسب، می‌توان اطمینان حاصل کرد که ترافیک صوتی به طور مؤثر و بدون مشکل منتقل می‌شود.
بررسی قوانین و مقررات مرتبط با استفاده از پیجینگ اداری
استفاده از سیستم صوتی و پیجینگ اداری همانند هر ابزار ارتباطی دیگر نیازمند رعایت قوانین و مقررات است تا بتواند از مشکلات ناشی جلوگیری کند. در اینجا به بررسی برخی از قوانین و مقررات مرتبط با استفاده از پیجینگ اداری می‌پردازیم:
1. حفظ حریم خصوصی
یکی از مهم ترین نکات مرتبط با پیجینگ اداری رعایت حریم خصوصی افراد است تا بتوانند اطلاعات را از طریق سیستم پیجینگ به گونه ای مدیریت کنند تا هیچ گونه اطلاعات شخصی بدون اجازه ارسال نشود.
2. استفاده به جا و اخلاقی
کاربران باید بتوانند از پیجینگ اداری به طور معقول و اخلاقی استفاده کنند. یعنی از ارسال پیام های غیر ضروری و یا محتواهای توهین آمیز که به محیط کار آسیب می زند جلوگیری کند.
3. قوانین مربوط به ایمنی و امنیت
به یاد داشته باشید که در محیط های کاری مانند بیمارستان ها یا تاسیسات صنعتی ممکن است نیاز به قوانین و مقررات خاصی در ارتباط با امنیت باشد. در این صورت تجهیزات پیجینگ باید به گونه ای طراحی شده باشد که در مواقع بحرانی مقاوم در برابر اختلالات باشد.
4. آموزش کاربران
در بسیاری از مجموعه ها قوانین مشخصی برای آموزش کاربران در زمینه استفاده صحیح از سیستم های پیجینگ وجود دارد. که آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از سیستم شامل ارسال و دریافت می باشد.
5. پشتیبانی و نگهداری سیستم
مجموعه ها باید قوانین و مقرراتی برای نگهداری و پشتیبانی از سیستم های پیجینگ داشته باشند. که شامل به روز رسانی نرم افزارها، تعمیرات و نگهداری سخت افزارها و تضمین کارکرد صحیح سیستم است.
نکات کلیدی در طراحی و پیاده سازی سیستم صوتی و پیجینگ در ادارات
آنچه در این بخش با آن آشنا می شوید طراحی و اجرای پیاده سازی سیستم صوتی و پیجینگ برای ادارات است. در همین ابتدا باید به چندین نکته کلیدی توجه کرد که می تواند به کیفیت سیستم صوتی و پیجینگ کمک کند. در ادامه به تشریح این نکات می پردازیم:
اهداف سیستم
قبل از شروع به طراحی، باید نیازهای خاص خود رابرای پیاده سازی سیستم پیجینگ مشخص کنید. به عنوان مثال آیا سیستم برای پخش صوتی عمومی است یا نیاز به قابلیت‌های دیگری مثل ارتباطات اضطراری نیز دارد.
بررسی آکوستیک محیط و موقعیت مکانی بلندگوها
تحلیل آکوستیک محیط اداری برای جلوگیری از بازتاب صدا، تداخل نویز و اکو بسیار مهم است. با توجه به معماری فضای اداری (مثل باز بودن، داشتن دیوارها یا پارتیشن‌ها) باید مکان و تعداد بلندگوها به شکلی تعیین شود که صدای یکنواخت و واضحی به تمامی بخش‌ها برسد.
انتخاب نوع تجهیزات
انتخاب تجهیزات مناسب، از قبیل بلندگوها، میکروفون‌ها، و آمپلی‌فایرها، باید با توجه به مساحت و نوع کاربرد انجام شود. در ادارات معمولا از بلندگوهای سقفی یا دیواری استفاده می شود تا جلوه‌ی ظاهری سیستم حفظ شود.
زیرساخت‌های شبکه و کابل کشی مناسب
طراحی و نصب کابل‌ها و زیرساخت شبکه باید طوری باشد که نویز و تداخل سیگنال را به حداقل برساند. استفاده از کابل‌های با کیفیت و رعایت اصول کابل کشی اهمیت زیادی دارد.
پیش بینی برای آینده
طراحی سیستم باید طوری باشد تا در صورت تغییرات در معماری یا افزایش تعداد کارکنان، بتواند به راحتی گسترش یابد. این موضوع در ادارات بزرگ که احتمال افزایش کارکنان یا تغییر ساختار فضایی وجود دارد بسیار اهمیت دارد.
امنیت سیستم صوتی و پیجینگ
سیستم صوتی در ادارات باید دارای امنیت مناسبی باشد تا جلوی دسترسی غیرمجاز به سیستم گرفته شود.
تحلیل هزینه و کارایی سیستم صوتی و پیجینگ در سازمان‌های مختلف
سیستم صوتی و پیجینگ در سازمان‌ها ابزاری جهت اطلاع رسانی عمومی و برقراری ارتباط موثر است. این سیستم‌ها در مکان‌های بزرگ مانند بیمارستان‌ها، مراکز آموزشی، فرودگاه ها، و کارخانه ها اهمیت دارند. در ادامه قصد داریم به تحلیل هزینه و کارایی این سیستم به صورت کاربردی اشاره ای داشته باشیم. همانطور که می دانید هزینه نصب و پیاده سازی یک سیستم صوتی و پیجینگ به چندین عامل بستگی دارد:
1.اندازه و تعداد مناطق تحت پوشش: بزرگتر بودن یک سازمان نیاز به تعداد بیشتری بلندگو، کابل کشی و تجهیزات دارد که این نیز کاملا هزینه بالایی را شامل می شود.
2. کیفیت تجهیزات: استفاده از تجهیزات پیشرفته و باکیفیت (مانند بلندگوهای ضد آب، مقاوم در برابر گرد و غبار و یا تجهیزات با صدای استریو) هزینه را بالاتر می برد.
3. نصب و نگهداری: برخی سیستم‌ها نیاز به نصب تخصصی دارند که شامل هزینه اضافه برای خدمات نصب و پشتیبانی فنی است.
به عنوان مثال، در یک بیمارستان بزرگ، نصب سیستم صوتی پیجینگ ممکن است هزینه بالایی به همراه داشته باشد، اما اگر تجهیزات مناسبی انتخاب شوند و نگهداری صحیحی صورت گیرد، هزینه های بلند مدت به حداقل می‌رسد.
بررسی هزینه های راه اندازی و نگهداری در مراکز اداری
راه اندازی و نگهداری یک سیستم پیجینگ در مراکز اداری به عوامل متعددی وابسته است و هزینه‌ها بسته به نوع سیستم، مقیاس پروژه و ویژگی‌های مورد نظر متغیر خواهد بود. در ادامه هزینه‌های مربوط به این فرآیند به صورت تشریحی توضیح داده می شود:
هزینه های اولیه نصب و راه اندازی
این بخش شامل هزینه‌های مربوط به تهیه تجهیزات و زیرساخت‌های مورد نیاز است:
• تجهیزات سخت افزاری
• سیم کشی و زیرساخت‌ها
• نصب و تنظیمات
هزینه های نگهداری و پشتیبانی
نگهداری سیستم پیجینگ شامل اطمینان از عملکرد صحیح و رفع مشکلات احتمالی است.
• تعمیر و تعویض قطعات
• پشتیبانی نرم افزاری
• بازدیدهای دوره ای
مقایسه سیستم های آنالوگ و تحت شبکه (IP-Based)
سیستم‌های آنالوگ در ابتدا هزینه کمتری برای خرید و نصب دارند، اما هزینه‌های سیم کشی و نگهداری آنها به ویژه در پروژه‌های بزرگ بالاتر است. در مقابل، سیستم‌های تحت شبکه اگرچه ممکن است هزینه اولیه بالاتری داشته باشند، اما به دلیل استفاده از بستر شبکه موجود، در بلند مدت هزینه‌های نگهداری و گسترش کمتری دارند.
هزینه های گسترش سیستم
اگر نیاز به گسترش سیستم پیجینگ در آینده باشد، سیستم‌های تحت شبکه معمولا گزینه ای مقرون به صرفه تر هستند.
تأثیر اندازه و پیچیدگی پروژه
اندازه مرکز اداری و پیچیدگی طراحی سیستم نیز بر هزینه‌ها تأثیر می گذارد. برای مثال، در مراکز بزرگ با چندین طبقه یا مناطق مختلف، سیستم‌های پیجینگ باید مناطق صوتی جداگانه ای را پوشش دهند. این امر می تواند به افزایش تعداد تجهیزات و پیچیدگی نصب منجر شود.
مزایای اقتصادی در بلند مدت
سرمایه گذاری در یک سیستم پیجینگ کارآمد، بهبود ارتباطات داخلی و کاهش زمان پاسخگویی به موقعیت‌های اضطراری را به همراه دارد.
030919
